E-mailetiquette

Mailen is sneller, makkelijker en goedkoper dan brieven schrijven. Toch gelden voor e-mails ruwweg dezelfde conventies als voor brieven. Onbegrijpelijk dus dat mensen nog steeds e-mails versturen als deze:

From: Laurie Fraser
Sent: Tuesday, August 30, 2016 11:00 AM
To: info@bureauzuijdgeest.nl
Subject: Het opstellen van een bedrijf online als je je verveelt
Ik wacht op uw antwoord, waar ben je ??? Ik mis … http://hoIIand4you.nl/ahv8q
Weet je nog me, L.

De afzenders hebben blijkbaar nog nooit van e-mailetiquette gehoord. Wat gaat hier goed en wat valt te verbeteren? Een quickscan. Vijf missers en drie tips:

  • De persoonlijke aanhef ontbreekt. Gemiste kans de aandacht van de ontvanger te vangen.
  • Klik je op het e-mailadres dan krijg je als afzender picknick@blablabla.enz of clownship@blablabla.enz. Grappig bedoeld misschien maar ‘humor’ leidt tot misverstanden. Niet doen dus.
  • Achter het eerste kopje Onderwerp staat een zin van meer dan tien woorden! Het onderwerp hoort kort te worden geformuleerd. Niet gelukt. Jammer.
  • In de ondertekening ontbreken nadere persoons- en contactgegevens. Zo kunnen we de afzender niet bellen of naar diens LinkedIn-profiel of website gaan. Slechte beurt.
  • De toon is te informeel. Door een overmaat aan vraagtekens ??? uitroeptekens !! en puntjes… komen je mails aanstellerig over. Dat wil je niet.

Wat wel goed gebeurt:

  • De afzender vraagt geen ontvangstbevestiging. Heel goed, want vragen om een ontvangstbevestiging komt controlerend over.
  • Het bericht zelf behandelt één onderwerp en is kort gehouden. Wie snel antwoord wil, houdt z’n e-mail op maximaal honderd woorden.
  • De afzender heeft een link naar iets interessants toegevoegd. Slim. Het bericht krijgt een meerwaarde en wordt sneller beantwoord.

Extra puntje van aandacht: de kromme zinnen! Dat is toch geen Nederlands? Wij van Bureau Zuijdgeest Beter Schrijven adviseren beslist een training Hoe schrijf je dat? Of anders Schrijven voor het web (alleen incompany).

Delen met uw netwerk? Klik hier:Share on LinkedInShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterEmail this to someone
Reageer jij als eerste?

Geef een reactie