Mailen is sneller, makkelijker en goedkoper dan brieven schrijven. Toch gelden voor e-mails ruwweg dezelfde conventies als voor brieven. Onbegrijpelijk dus dat mensen nog steeds e-mails versturen als deze:
From: Laurie Fraser
Sent: Tuesday, August 30, 2016 11:00 AM
To: info@bureauzuijdgeest.nl
Subject: Het opstellen van een bedrijf online als je je verveelt
Ik wacht op uw antwoord, waar ben je ??? Ik mis … http://hoIIand4you.nl/ahv8q
Weet je nog me, L.
De afzenders hebben blijkbaar nog nooit van e-mailetiquette gehoord. Wat gaat hier goed en wat valt te verbeteren? Een quickscan. Vijf missers en drie tips:
- De persoonlijke aanhef ontbreekt. Gemiste kans de aandacht van de ontvanger te vangen.
- Klik je op het e-mailadres dan krijg je als afzender picknick@blablabla.enz of clownship@blablabla.enz. Grappig bedoeld misschien maar ‘humor’ leidt tot misverstanden. Niet doen dus.
- Achter het eerste kopje Onderwerp staat een zin van meer dan tien woorden! Het onderwerp hoort kort te worden geformuleerd. Niet gelukt. Jammer.
- In de ondertekening ontbreken nadere persoons- en contactgegevens. Zo kunnen we de afzender niet bellen of naar diens LinkedIn-profiel of website gaan. Slechte beurt.
- De toon is te informeel. Door een overmaat aan vraagtekens ??? uitroeptekens !! en puntjes… komen je mails aanstellerig over. Dat wil je niet.
Wat wel goed gebeurt:
- De afzender vraagt geen ontvangstbevestiging. Heel goed, want vragen om een ontvangstbevestiging komt controlerend over.
- Het bericht zelf behandelt één onderwerp en is kort gehouden. Wie snel antwoord wil, houdt z’n e-mail op maximaal honderd woorden.
- De afzender heeft een link naar iets interessants toegevoegd. Slim. Het bericht krijgt een meerwaarde en wordt sneller beantwoord.
Extra puntje van aandacht: de kromme zinnen! Dat is toch geen Nederlands? Wij van Bureau Zuijdgeest Beter Schrijven adviseren beslist een training Hoe schrijf je dat? Of anders Schrijven voor het web (alleen incompany).